Финансирование поездок студентов и аспирантов на научные мероприятия
СНО Герцена × Управление научных исследований
кому и с чем мы помогаем?
Если вы студент или аспирант РГПУ им. А. И. Герцена очной формы обучения, не находитесь в академическом отпуске, занимаетесь наукой и участвуете в научных конференциях, проводимых на территории России, то мы поможем вам финансово: возместим стоимость билетов на проезд до места проведения конференции и обратно (полностью) и стоимость проживания (из расчёта 550 руб./сутки)
Поддерживаем общение с научными сообществами разных городов нашей страны
Как возместить расходы на поездку?
Все заявки оценивает специальная комиссия, которая и распределяет финансовый фонд, выделенный на поездки обучающихся. Этот фонд ограничен, поэтому не каждая заявка получает одобрение. Для более справедливого распределения финансовой поддержки Комиссия ранжирует заявки по следующим приоритетам:
Приоритет | Входит в Перечень приоритетных мероприятий | Цель поездки — представление или развитие собственной НИОКР |
1-й | да | да |
2-й | нет | да |
3-й | да | нет |
4-й | нет | нет |
Подробнее о том, как повысить шансы на одобрение заявки, читайте в разделе ответов на вопросы.
Подайте заявку на конференцию, дождитесь её одобрения и пригласительного письма от Оргкомитета
Письмо-приглашение должно быть оформлено от имени организатора мероприятия (принимающей организации) на имя ректора РГПУ им. А. И. Герцена и направлено на адрес электронной почты mail@herzen.spb.ru или rector@herzen.spb.ru. На всякий случай направьте письмо самостоятельно — не дожидайтесь, когда за Вас это сделают организаторы мероприятия.
Письмо-приглашение должно содержать краткую информацию:
— о предстоящем мероприятии, включая сроки, место проведения и финансовые условия (какую часть расходов на поездку покрывает принимающая/направляющая сторона);
— об организации, выступающей в роли принимающей стороны (полное наименование, адрес местонахождения, адрес электронной почты и контактный телефон организации и/или контактного лица от организации);
— Ф.И.О. обучающегося и название доклада.
Пример верно составленного письма-приглашения
Получите рекомендательное письмо от руководителя факультета или института
Рекомендательное письмо должно быть оформлено от имени руководителя структурного подразделения РГПУ им. А. И. Герцена, на базе которого студент или аспирант проходит обучение, и должно содержать краткую информацию о научных интересах и основных достижениях обучающегося в научно-исследовательской деятельности, в том числе наличие публикаций в рецензируемых изданиях, индексируемых в российских и международных базах данных (РИНЦ, ядро РИНЦ, «Белый список», Перечень ВАК и т. д.).
Активное участие в качестве организатора, докладчика или наставника в деятельности студенческих научных обществ Герценовского университета поощряется.
Пример удачно составленного рекомендательного письма
В течение 3 рабочих дней Комиссия рассмотрит Вашу заявку и примет решение о выделении или невыделении Вам финансовой поддержки.
Если заявка одобрена, внимательно изучите требования к документам, условия компенсации расходов, выберите билеты до места проведения конференции и перед покупкой направьте информацию об их стоимости на почту orpp@rgpu.spb.ru для согласования с сотрудником управления научных исследований
Документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, — справка о найме жилья, в которой должна быть указана стоимость найма и Ф.И.О. проживающего. Вне зависимости от общей суммы, потраченной на аренду жилья, компенсация осуществляется из расчёта 550 руб./сутки.
Документы о фактических расходах по проезду: билеты на поезд или маршрутные квитанции с посадочными талонами на самолёт. Компенсация предусматривается за проезд в плацкартном вагоне или за перелёт эконом-классом без указания выбора места и дополнительных услуг. При этом маршрутные квитанции на самолёт принимаются в качестве документов, подтверждающих расходы по приезду, только при наличии посадочных талонов. Компенсация включает в себя страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Стоимость билета не должна превышать среднюю стоимость проезда в город, в который студент отправляется на мероприятие, в тот сезон, когда осуществляется поездка.
Вы можете взять билеты туда на число, непосредственно предшествующее дате начала мероприятия — не раньше, а билеты обратно на число, непосредственно следующее за датой окончания мероприятия — не позже. Например, если мероприятие начинается 7 февраля, то билет туда Вы можете взять на 6 или 7 февраля, но не на 5 февраля; если мероприятие оканчивается 10 февраля, то билет обратно Вы можете взять на 10 или 11 февраля, но не на 12 февраля. Билеты и проживание необходимо оплатить с банковского счёта заявителя, иначе их стоимость не будет возмещена.
Покупайте билеты и отправляйтесь в путешествие! Не забудьте сделать фотографии мероприятия и сохранить оригиналы документов
Если Вы едете в Москву или один из ближайших к Санкт-Петербургу регионов, то предпочтите билеты на поезд, они обычно дешевле билетов на самолёт. Если Вы выбираете билеты на самолёт и Вам ещё нет 23 лет, то ознакомьтесь с программой субсидированных билетов от Аэрофлота для молодёжи. Сравните стоимость билетов туда и обратно на интересующие Вас даты по программе субсидированных билетов от Аэрофлота и через приложения-агрегаторы. Выберите минимальную.
Перед отправкой составьте чек-лист того, что Вам необходимо собрать в ходе поездки:
— справка о найме жилья (с указанием стоимости найма и Ф.И.О. проживающего), при бронировании жилья через приложения-агрегаторы вы можете запросить документы для командировки прямо в форме бронирования (к примеру, сервис «Отелло»);
— маршрутная квитанция на самолёт / билет на поезд (можно распечатать электронную копию);
— посадочные талоны, если Вы летите самолётом (распечатайте в здании аэровокзала);
— фотографии с мероприятия и Ваши впечатления (необходимы для отчёта по возвращении из поездки, обязательно ознакомьтесь с формой отчёта заранее, по ссылке ниже).
В течение 1-го рабочего дня по возвращении из поездки заполните отчёт об участии в мероприятии и предоставьте оригиналы документов, подтверждающие фактические расходы на поездку, в 305 кабинет 5 корпуса
Возмещение расходов на поездку происходит только после предоставления оригиналов документов. Дедлайн предоставления документов строгий!
Получите денежное возмещение от сотрудника управления научных исследований в течение того же рабочего дня
При условии, что пакет документов собран верно. Чтобы не допустить ошибок, ещё раз изучите требования к документам и условия компенсации расходов. В противном случае процесс возмещения средств может затянуться или вообще не состояться.
Число заявок на финансирование, которые Вы можете подать в течение календарного года, как и число научных мероприятий, участие в которых может быть поддержано университетом, не ограничено. Однако, учитывайте, что с каждой поддержанной заявкой вероятность одобрения последующей заявки (если заявки поданы в один календарный год от имени одного человека) уменьшается. Ввиду ограниченности финансового фонда мы стараемся поддержать большее число студентов и аспирантов. Тем не менее, Вам может быть оказана финансовая поддержка и несколько раз в год, если научные мероприятия являются важными, содержательными, а уровень Ваших научных достижений достаточно значительный.
Комиссия при рассмотрении заявок обращает внимание на два главных аспекта: 1) занимается ли заявитель исследовательской деятельностью, 2) даст ли мероприятие, в котором заявитель собирается участвовать, реальную пользу для его изысканий.
Определяя степень вовлечённости обучающегося в научные исследования, комиссия в первую очередь смотрит на список научных публикаций, приложенный к рекомендательному письму. Чем выше уровень научных журналов, в которых публиковался заявитель, тем сильнее его заявка. Личные рекомендации научного руководителя и декана, качественное описание исследовательской деятельности студента тоже играют большую роль.
Уровень мероприятия определяется несколькими критериями: репутацией организатора мероприятия (например, вуза или научного института), известностью мероприятия в профессиональном сообществе, масштабом мероприятия (региональный, всероссийский, международный), редакционной политикой журнала, публикующего материалы конференции, наличием или отсутствием мероприятия в Перечне. Если цель Вашего участия в мероприятии заключается не в представлении или развитии результатов собственных НИОКР, то вероятность поддержки такой заявки уменьшается.
Чем больше финансовых средств требуется для поддержки Вашей заявки, тем более пристально комиссия будет её рассматривать. Если участие в мероприятии предполагает софинансирование со стороны принимающей организации (когда организатор мероприятия берёт на себя часть расходов по проезду и/или проживанию иногородних участников), то вероятность одобрения такой заявки повышается.
Активное участие в качестве организатора, докладчика или наставника в деятельности студенческих научных обществ Герценовского университета является значимым преимуществом при подаче заявки на финансирование. Обязательно укажите это в рекомендательном письме.
Определяя степень вовлечённости обучающегося в научные исследования, комиссия в первую очередь смотрит на список научных публикаций, приложенный к рекомендательному письму. Чем выше уровень научных журналов, в которых публиковался заявитель, тем сильнее его заявка. Личные рекомендации научного руководителя и декана, качественное описание исследовательской деятельности студента тоже играют большую роль.
Уровень мероприятия определяется несколькими критериями: репутацией организатора мероприятия (например, вуза или научного института), известностью мероприятия в профессиональном сообществе, масштабом мероприятия (региональный, всероссийский, международный), редакционной политикой журнала, публикующего материалы конференции, наличием или отсутствием мероприятия в Перечне. Если цель Вашего участия в мероприятии заключается не в представлении или развитии результатов собственных НИОКР, то вероятность поддержки такой заявки уменьшается.
Чем больше финансовых средств требуется для поддержки Вашей заявки, тем более пристально комиссия будет её рассматривать. Если участие в мероприятии предполагает софинансирование со стороны принимающей организации (когда организатор мероприятия берёт на себя часть расходов по проезду и/или проживанию иногородних участников), то вероятность одобрения такой заявки повышается.
Активное участие в качестве организатора, докладчика или наставника в деятельности студенческих научных обществ Герценовского университета является значимым преимуществом при подаче заявки на финансирование. Обязательно укажите это в рекомендательном письме.
Освещение в медиа и объёмы финансирования связаны. Величина финансового фонда, выделяемого на поездки, зависит в том числе от того, насколько университетское сообщество осознаёт значимость участия в научных мероприятиях. Чем более подробно, детально и искренне вы напишите о своём участии в конференции, тем 1) выше шансы лично у Вас получить финансовую поддержку в следующий раз; 2) выше шансы, что больше студентов и аспирантов получат финансовую поддержку в следующем году. Внимательно ознакомьтесь с формой отчёта, прежде чем отправляться в поездку.
Состав комиссии по направлению обучающихся на научные мероприятия
- Веселова Ольга Владимировна, начальник отдела развития приоритетных проектов управления научных исследований
- Собка Александр Андреевич, куратор СНО Герцена, ведущий эксперт отдела развития приоритетных проектов управления научных исследований
- Исаева Екатерина Игоревна, кандидат химических наук, доцент кафедры неорганической химии Факультета химии
- Логинова Маргарита Васильевна, специалист по учебно-методической работе отдела приема на обучение и студенческого контингента
- Коваленко Екатерина Дмитриевна, председатель СНО Герцена, студент бакалавриата Института философии человека
Подписывайтесь на наш телеграм-канал, чтобы не пропустить анонсы и полезные материалы
Вступите в СНО Герцена и начните своё развитие в науке уже сейчас — мы рады студентам и аспирантам любых вузов и специальностей
Остались вопросы?
|
|
