Финансовый фонд, который Комиссия распределяет на поездки студентов и аспирантов, ограничен, поэтому не каждая заявка получает одобрение. Для более справедливого распределения финансовой помощи Комиссия ранжирует заявки по следующим приоритетам:

Письмо-приглашение должно быть оформлено от имени организатора мероприятия (принимающей организации) на имя ректора РГПУ им. А. И. Герцена и направлено на адрес электронной почты mail@herzen.spb.ru или rector@herzen.spb.ru.

Письмо-приглашение должно содержать краткую информацию:
— о предстоящем мероприятии, включая сроки, место проведения и финансовые условия (какую часть расходов на поездку покрывает принимающая/направляющая сторона);
— об организации, выступающей в роли принимающей стороны (полное наименование, адрес местонахождения, адрес электронной почты и контактный телефон организации и/или контактного лица от организации);
— Ф.И.О. обучающегося и название доклада.

Рекомендательное письмо должно быть оформлено от имени руководителя структурного подразделения РГПУ им. А. И. Герцена, на базе которого студент или аспирант проходит обучение, и должно содержать краткую информацию о научных интересах и основных достижениях обучающегося в научно-исследовательской деятельности, в том числе наличие публикаций в рецензируемых изданиях, индексируемых в российских и международных базах данных (РИНЦ, ядро РИНЦ, Scopus, Web of Science Core Collection и т. д.), а также входящих в Перечень ВАК.

Активное участие в качестве организатора, докладчика или наставника в деятельности Студенческих научных обществ Герценовского университета поощряется.

В течение 3-х рабочих дней Комиссия рассмотрит Вашу заявку и примет решение о выделении или невыделении Вам финансовой поддержки.

Документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, — это справка о найме жилья, в которой должна быть указана стоимость найма и Ф.И.О. проживающего. В независимости от общей суммы, потраченной на аренду жилья, компенсация осуществляется из расчёта 550 руб./сутки.

Документы о фактических расходах по проезду: билеты на поезд или маршрутные квитанции с посадочными талонами на самолёт. Компенсация предусматривается за проезд в плацкартном вагоне или за перелёт эконом-классом без указания выбора места и дополнительных услуг. При этом маршрутные квитанции на самолёт принимаются в качестве документов, подтверждающих расходы по приезду, только при наличии посадочных талонов. Компенсация включает в себя страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Стоимость билета не должна превышать среднюю стоимость проезда в город, в который студент отправляется на мероприятие, в тот сезон, когда осуществляется поездка.

Перед отправкой составьте чек-лист того, что Вам необходимо собрать в ходе поездки:
— справка о найме жилья (с указанием стоимости найма и Ф.И.О. проживающего), при бронировании жилья через приложения-агрегаторы вы можете запросить документы для командировки прямо в форме бронирования (к примеру, сервис «Отелло»);
— маршрутная квитанция на самолёт / билет на поезд (можно распечатать электронную копию);
— посадочные талоны, если Вы летите самолётом (распечатайте в здании аэровокзала);
— фотографии с мероприятия (необходимы для отчёта по возвращении из поездки).

Возмещение расходов на поездку происходит только после предоставления оригиналов документов. Дедлайн предоставления документов строгий!

При условии, что пакет документов собран верно. Чтобы не допустить ошибок, ещё раз изучите требования к документам и условия компенсации расходов. В противном случае процесс возмещения средств может затянуться или вообще не состояться.